Cara Membuat Kwitansi Secara Automatis
Selama pandemi Covid 19 melanda negeri yang tercinta ini, kita sebagai guru ataupun dosen bahkan semua profesi, telah disibukan dengan berbagai kegiatan seminar online atau web binary baik berskala lokal, nasional maupun internasional.
Dengan adanya kegiatan seperti di atas, tentu juga tak terluapakan selain ilmu, relasi yang didapatkan dari kegiatan tersebut yakni kita akan memberikan pelayanan yang baik. Berbicara tentang pelayanan yang baik salah satunya dengan memberikan kwitansi agar peserta yang telah terdaftar merasa nyaman karena memiliki bukti pembayaran dari panitia pelaksana.
Oleh karena itu, untuk memudahkan dalam pembuatan kwitansi tersebut tentu kita harus buat sistemnya terlebih dahulu agar kita tidak membuat data secara manual, tetapi kita membuatnya secara automatis yang bisa dilengkapi dengan Nomor Kwitansi secara automatis pula.
Dalam membuat Kwitansi automatis, bisa memanfaatkan teknologi yang ada salah satunya dengan menggunakan google form yang dapat memudahkan sehingga peserta sendiri mengisi formnya, setelah itu kwitansi akan secara automatis terkirim ke email masing-masing peserta…mudah kann???
Jika anda ingin mencobanya silahkan ikuti panduan berikut ini :
1. Silahkan siapkan template Kwitansi, dalam contoh ini saya buat template Kwitansi menggunakan PowerPoin contohnya bisa di unduh DISINI
2. Login di google drive DISINI
3. Jika sudah login di google drive buat Folder telebih dahulu contoh “Latihan Kwitansi”, setelah itu masukkan template PPT yang sudah di unduh tadi di atas ke dalam folder tersebut.
4. Setelah template di upload silahkan ubah terlebih dahulu file PPT menjadi “google Slide” dengan cara membuka file PPT Template, perhatikan gambar berikut
5. setelah file terbuka silahkan beri penamaan dalam ppt <<Nomor>>, <<Nama Lengkap>>, <<Jumlah Uang>>, <<Pembayaran>> dan <<Tanggal>> lalu simpan dengan cara klik menu “File” lalu pilih “Simpan Sebagai Google Slide” seperti contoh berikut :
6. setelah selesai seperti di atas, selanjutnya buat google form pada folder yang sama lalu buat variable “Email”, “Nama Lengkap”, “Tanggal Pembuatan” variable lain misalnya nomor Kwitansi itu akan dibuat secara automatis pada “Spreed Sheet” atau excelnya, seperti berikut
7. setelah anda membuaf form, silahkan isi terlebih dahulu untuk memastikan data base akan berfungsi secara automatis sebelum link di kirim kepserta seminar.
8. Jika anda sudah mengisi fom tersebut, silahkan buka spreadsheet atau file excel nya untuk mengatur dan menghubungkan antara template Google slide dan file excel. Seperti gambar berikut
9. Langkah selanjutnya yaitu dengan cara memberi penamaan pada kolom G1 dengan nama “Nomor” lalu masukan rumus berikut pada kolom G2 :
=ARRAYFORMULA(IF(A2:A1624<>"";ROW(A2:A1001)-1;""))
10. Jika sudah selesai sampai poin 9 di atas, silahkan klik “Add-on” pilih “autocrat” jika autocratnya belum terinstal, instal terlebih dahulu dengan cara klik “Add-on” pilih “Dapatkan Add-on” lalu cara aplikasi “autocrat” dan instal sampai selesai, jika sudah terinstal silahkan tutup Kembali dan tetap di file excel nya. Add-on-> autocrat->klik Lounch/Open lalu tunggu beberapa saat sampai terbuka jendela baru lalu klik “New Job” pada bagian bawah lalu isi Job Name : Sertifikat klik Next, lalu pilih Form Drive untuk menghubungkan template google Silde, setelah itu klik Next sampai muncul jendela baru lalu sesuaikan datanya, perhatikan gambar berikut
11. Jika sudah sampai pada poin 10 lanjutkan dengan mengkil ”NEXT” lalu File Name : Kwitansi_<<Nama Lengkap>>_<<Nomor>>, Type : PDF, lalu klik NEXT sampai Langkah ke 8. Share docs & send emails, pilih Share Doc?; YES, lalu email To : <<Email Address>>, perhatikan gambar berikut:
12. Jika sudah sampai pada poin 11 diatas lanjutkan dengan mengklik NEXT dan pilih YES pada Run on form trigger lalu konfirmasi YES Lalu save, pada tahap ini kita sudah berhasil menghubungkan antara template sertifikat Google Slide dengan data base yg ada di spredsheet atau excel.
Jika sudah sampai pada poin 12 itu artinya anda sudah berhasil membuatnya dan silahkan uji coba dengan mengirimkan data melalui form yang sudah dibuat lalu cek email anda dalam waktu 2 s.d 5 menit maka sertifikat akan masuk seacara automatis ke email. Dan jika masih bingung bisa melihat video berikut :
Untuk form yang telah saya buat buat silahkan klik DISINI
Demikian panduan ini, semoga bermanfaat bagi teman-teman sekian dan terima kasih, sampai jumpa di tulisan kami selanjutnya. wassalam
